Elektronische Rechnung
Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
Unternehmen, die Lieferungen oder Leistungen für öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber des Landes Mecklenburg-Vorpommern erbringen, müssen für die Rechnungsstellung die Zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE) nutzen. Seit dem 01.04.2023 besteht für Sie als Unternehmer/Unternehmerin (i.S. § 14 Abs. 1 BGB) die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungserteilung. Unabhängig vom Auftragswert müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber in Mecklenburg-Vorpommern elektronisch übermittelt werden.
Damit die elektronische Rechnungsstellung, Übermittlung und Verarbeitung erfolgreich verlaufen kann, sind bestimmte Vorgaben einzuhalten. Bitte beachten Sie dazu die aktuellen Hinweise:
Was ist eine elektronische Rechnung?
Rechnungen gelten als elektronisch, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und dieses Format eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine reine Bilddatei oder ein PDF-Dokument sind deshalb ausdrücklich keine elektronischen Rechnungen.
Zur Gewährleistung der Umsetzung des elektronischen Standards wurde die XRechnung im XML-Format entwickelt, die den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.
Wie werden elektronische Rechnungen gestellt?
Die Übermittlung und der Empfang von elektronischen Rechnungen erfolgt über die zentrale Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei GmbH (OZG-RE), die in Zusammenarbeit mit dem Zweckverband elektronische Verwaltung in M-V (eGo-MV) betrieben wird.
Zunächst müssen Sie sich als Nutzerin bzw. Nutzer einmalig bei der Zentralen Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE) unter
https://xrechnung-bdr.de/edi/auth/login registrieren.
Diese Registrierung ist für Sie kostenlos.
Im Anschluss können Sie Ihre Rechnungen an den Zweckverband wie folgt übermitteln und prüfen:
per E-Mail mit Anhang (max. Größe 10 MB)
direktes Hochladen in der Web-Anwendung
Erstellung per Webformular mit anschließendem Versand
Versand über die PEPPOL Schnittstelle als registriertes Mitglied
Ihre Rechnung wird durch die OZG-RE automatisch auf formelle Richtigkeit überprüft. Sie gilt als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der OZG-RE eingegangen ist. Der Status Ihrer elektronischen Rechnung ist über den Webzugang der OZG-RE einsehbar.
Hinweis:
Bei der Rechnungsstellung müssen Sie die sogenannte Leitweg-ID angeben. Dieser Schlüssel dient dazu, den Rechnungsempfänger eindeutig zu adressieren. Die Leitweg-ID wird Ihnen durch Ihren öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. Bitte beachten Sie, dass Sie elektronische Rechnungen entsprechend der gesetzlichen zeitlichen Bestimmungen digital und revisionssicher archivieren müssen.
Welche Formate für Anlagen sind zulässig?
Es besteht die Möglichkeit, rechnungsbegründende Anlagen mit der elektronischen Rechnung zu versenden. Beachten Sie dabei bitte, dass eine Größenbeschränkung von 200 MB für das Gesamtdokument (inklusive Rechnung) besteht. Wird die entsprechende Rechnung nochmals als Anlage beigefügt, handelt es sich um eine Kopie, welche verpflichtend als solche zu kennzeichnen ist.
Folgende Formate sind für rechnungsbegründende Anlagen zulässig:
PDF-Dokumente,
Bilder (PNG, JPG),
Textdateien (CSV).
Eine separate Übermittlung von Anlagen an den Zweckverband ist nicht möglich.
Welche Rechnungsbestandteile muss eine elektronische Rechnung beinhalten?
Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
Leitweg-Identifikationsnummer
Bankverbindungsdaten
Zahlungsbedingungen
E-Mail-Adresse des Rechnungsstellenden
Lieferantennummer und Bestellnummer, soweit vorhanden
Leitweg-ID des ZWAR: 13-S0ZWARRUG000-27
Rechtsgrundlagen
E-Rechnungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern (ERechVO M-V)
Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.04.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
Hilfe
Bei der OZG-RE hilft Ihnen die Bundesdruckerei weiter:
Kontaktformular:
Kontakt- & Supportanfrage | E-Rechnung in der Bundesverwaltung (e-rechnung-bund.de)
Hotline: 030 259 844 36
(Montag – Freitag 09:00 – 16:00 Uhr)
Auf der Internetseite des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat erhalten Sie neben allgemeinen Informationen, auch Dokumente, Leitfäden und Übersichten, welche sich auf die Anwendung des OZG-RE Portals beziehen. zur Internetseite des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat